Kommt Ihnen das bekannt vor: Führungskräfte die stöhnen, wie viel sie zu tun haben, sogar abends und am Wochenende arbeiten müssen, da der Schreibtisch überquillt und sie sonst nicht alles schaffen?
Aber ist das wirklich nötig? Oder hat der Kollege ein Problem, weil er nicht delegieren kann oder will? Vermutlich! Dabei erscheint es eigentlich so einfach. Viele der Dinge, die auf dem Schreibtisch des Chefs landen, gehören nicht wirklich zu seinem Aufgabenfeld. Er gibt sie an Mitarbeiter seines Teams weiter, um sich selbst auf wichtigere Dinge konzentrieren zu können. Wenn Aufgabendelegation gut funktioniert, haben alle etwas davon, die Führungskraft selbst, das Team und auch das gesamte Unternehmen.
Die Realisierung in der Praxis scheint jedoch häufig schwierig zu sein – aus unterschiedlichen Gründen. Es gibt Vorgesetzte, die alles selbst erledigen wollen, z. B. aus Angst vor Kontrollverlust. Denn wenn sie Aufgaben abgeben, müssten sie sich ja auf die entsprechenden Mitarbeiter verlassen, dieses Vertrauen ist oft nicht vorhanden. Andere überschätzen sich und meinen, nur sie seien in der Lage, die Aufgabe gut zu lösen. Den Beschäftigten wird dies nicht zugetraut. Und dann gibt es noch diejenigen, die die ständige Anerkennung brauchen, denn wenn Sie Dinge abgeben würden, könnten sie die Leistungen und Erfolge nicht für sich beanspruchen.
Wird allerdings delegiert, kann das auch scheitern, wenn es z. B. nicht gut vorbereitet und durchdacht ist. D. h. zunächst muss entschieden werden, welche Aufgaben Chefsache bleiben, welche delegiert werden sollen und welcher Mitarbeiter sich dafür am besten eignet. Schließlich sollte sich idealerweise jeder damit beschäftigen, was er oder sie am besten kann.
Ganz entscheidend ist es, neben der eigentlichen Aufgabe auch die Verantwortung zu übertragen. Ansonsten ist der Mitarbeiter aufgrund des dadurch verursachten, langwierigen Hin und Hers nicht handlungsfähig und schnell frustriert.
Keine Frage: Es gibt Dinge, die Sie auf jeden Fall selbst erledigen müssen. Es gibt aber durchaus Projekte, die delegiert werden können und müssen. Die Delegation an ein Teammitglied bietet sich oftmals bei sehr kurzfristigen oder auch regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten an. Denn alles selbst erledigen zu wollen, ist mittel- und langfristig sicherlich keine Option. Der Aktenberg wird immer höher und schnell bleiben Dinge unerledigt. Die Leistung sinkt und die Überforderung steigt.
Welcher Mitarbeiter wird also ausgewählt? Potenzielle Kandidaten müssen natürlich über das notwendige Know-how verfügen bzw. bereits in ähnlichen Projekten Erfahrungen gesammelt haben. Und Sie müssen es demjenigen zutrauen. Briefen Sie ihn anschließend mit ausführlichen Informationen zur Tätigkeit und dem Umfeld. Gleichzeitig muss geklärt werden, welche Befugnisse der Mitarbeiter erhält und welche Verantwortung übertragen wird. Kommuniziert werden müssen auch die zeitlichen Fristen und die mögliche Vorgehensweise, bis hin zu den Zielvorgaben, die erreicht werden sollen. D. h. der Beschäftigte bekommt klare Vorgaben, ausreichend Informationen und Sie haben die Kontrollfunktion.
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