Viele Mitarbeiter fragen sich, was denn wohl so in ihrer Personalakte steht… und auch Personaler fragen sich manchmal: gehört DAS in die Personalakte? Warum herrscht darüber eigentlich so viel Unsicherheit? Ganz einfach: weil es nirgends so richtig geregelt ist. Ein kleiner Überblick wie die Rechtsprechung das so sieht, kann da hilfreich sein.
Der Inhalt der Personalakte muss das Arbeitsverhältnis betreffen und die Personalakte soll im bestmöglichen Fall dünn bleiben und nicht zum Poesiealbum mutieren oder gar Daten aus dem Privatleben des Arbeitnehmers enthalten. Generell gehören natürlich Arbeitsvertrag, Lebenslauf, Zeugnisse, Weiterbildungen oder auch Abmahnungen in die Personalakte. Der Arbeitnehmer kann gem. § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG jederzeit Einsicht in seine Personalakte nehmen, eines ganz konkreten Anlasses bedarf es nicht. Sollte es sich um eine elektronisch geführte Personalakte handeln, ergibt sich das Einsichtsrecht zusätzlich aus § 34 Bundesdatenschutzgesetz und darf sich natürlich auch Kopien vom Inhalt der Akte machen. Der Arbeitgeber kann aber veranlassen, dass eine berechtigte Person, z.B. jemand aus der Personalabteilung, bei der Einsicht zugegen ist. Der Arbeitnehmer kann gem. § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Das Betriebsratsmitglied trifft natürlich eine besondere Schweigepflicht über den Inhalt der Personalakte § 83 Abs. 1 Satz 3 BetrVG.
Gem. Abs. 2 kann der Arbeitnehmer sogar verlangen, dass Erklärungen seinerseits zur Personalakte hinzugefügt werden.
Der Arbeitnehmer hat auch ein Schutzrecht vor der Einsicht seiner Personalakte durch unbefugte Dritte. Diese dürfen grundsätzlich nicht in die Personalakte des Arbeitnehmers schauen. Die ständige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besagt sogar, dass besonders sensible Daten, wie z.B. Fakten, die zu den Gesundheitsdaten gehören, besonders geschützt (etwa in einem geschlossenen Umschlag) werden müssen.
Der Arbeitnehmer hat auch das Recht, dort unberechtigt abgelegte Dinge entfernen zu lassen. Es gibt aber auch Dinge, die zwar in eine Akte gehören, die der Arbeitgeber aber dort nicht für immer und ewig belassen darf. So sind zum Beispiel Abmahnungen „geringerer Art“, wie z.B. eine Abmahnung wegen „zu spät Kommens“ oder „falsch Parkens auf dem Firmengelände“ in der Regel nach ungefähr zwei Jahren zu entfernen. Ein Korrekturrecht des Betroffenen ergibt sich u. A. auch aus § 35 BDSG.
Wo die Akte „abgelegt“ wird, ist im Prinzip für den Inhalt und den Umgang mit der Personalakte egal. Sie kann ganz „altmodisch“ im Schrank hängen oder mittels eines elektronischen Systems geführt werden. Aber Achtung! Eine Besonderheit gibt es noch: Soll das Hängeregister durch ein elektronisches Personalsystem ersetzt werden, so ist zwar teilweise noch umstritten, ob die Mitbestimmung des Betriebsrats zu beachten ist, aber die generelle Meinung sieht allein aus datenschutzrechtlichen Gründen ein Mitbestimmungsrecht als gegeben! Da es sich hierbei um die „Einführung einer technischen Einrichtung“ handelt, hat der Betriebsrat ein echtes Mitbestimmungsrecht gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Sollte bei Ihnen die Einführung eines solchen Systems anstehen, denken Sie an die rechtzeitige Unterrichtung des Betriebrats gem. § 80 Abs. 2 BetrVG, der Personalrat bestimmt gem. § 75 Abs. 3 Nr. 17 BPersVG mit.
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